CHECK-IN TRONG MỘT LẦN QUÉT,
KHÔNG XẾP HÀNG, KHÔNG CẦN GIẤY TỜ
Nhân Trí CheckIn ứng dụng AI để đọc CCCD/hộ chiếu, tự động trích xuất và điền thông tin khách, giúp hoàn tất thủ tục nhận phòng chỉ trong vài giây.
Dù khách chọn check-in online, quét QR, tự check-in tại kiosk hay được lễ tân hỗ trợ trực tiếp, mọi phương thức đều được vận hành trên cùng một hệ thống và một nguồn dữ liệu khách thống nhất.
I. NHỮNG ĐIỂM NGHẼN TRONG QUY TRÌNH CHECK-IN TRUYỀN THỐNG
Giờ cao điểm nhận phòng thường là thời điểm lễ tân phải xử lý nhiều thao tác nhất — trong khi đây cũng là lúc khách mong muốn được phục vụ nhanh chóng và thuận tiện.
- Khách phải xếp hàng chờ đợi tại quầy lễ tân vào giờ cao điểm.
- Nhân viên phải nhập thủ công từng thông tin từ CCCD hoặc hộ chiếu, dễ phát sinh sai sót và mất thời gian.
- Registration Card được in, ký tay và lưu trữ thủ công, tốn giấy và diện tích lưu trữ.
- Dữ liệu khách nằm rời rạc, gây khó khăn cho việc tra cứu, quản lý và khai thác cho hoạt động chăm sóc, tiếp thị lại.
Nhân Trí CheckIn số hóa toàn bộ quy trình nhận phòng, đồng thời cho phép khách lựa chọn cách check-in phù hợp với nhu cầu của mình.
Từ khách muốn chủ động hoàn tất thủ tục trước khi đến, khách muốn tự check-in tại sảnh cho đến khách cần sự hỗ trợ trực tiếp từ lễ tân — tất cả đều được kết nối trên một hệ thống AI, một nguồn dữ liệu và một quy trình thống nhất.
II. NHÂN TRÍ CHECKIN – NỀN TẢNG CHECK-IN TÍCH HỢP AI
4 phương thức check-in · 1 hệ thống · 1 dữ liệu khách
Mỗi khách sạn có một kiểu khách khác nhau.
Có người muốn tự hoàn tất mọi thủ tục trên điện thoại. Có người thích thao tác trực tiếp tại kiosk. Có người vẫn muốn được lễ tân chào đón và hỗ trợ.
Nhân Trí CheckIn đáp ứng tất cả các nhu cầu đó trên cùng một hệ thống.
Bốn phương thức check-in cùng sử dụng một nguồn dữ liệu khách thống nhất, giúp thông tin được xuyên suốt từ lúc khách bắt đầu thủ tục cho đến khi hoàn tất nhận phòng.
1. PHƯƠNG THỨC A · CHỦ ĐỘNG CHECK-IN TỪ XA
Làm thủ tục trước khi rời khỏi nhà
Trước ngày nhận phòng, khách nhận đường link check-in qua email hoặc Zalo. Chỉ cần nhập mã đặt phòng, chọn khách lưu trú và chụp ảnh CCCD/hộ chiếu.
AI tự động trích xuất thông tin từ giấy tờ, điền vào hồ sơ khách và hỗ trợ hoàn tất Registration Card điện tử.
Quy trình:
- Nhận link check-in qua email hoặc Zalo trước ngày đến
- Đăng nhập bằng mã đặt phòng, chọn khách lưu trú
- Chụp ảnh giấy tờ — AI tự động trích xuất & điền thông tin
- Ký Registration Card điện tử, nhận xác nhận qua email/SMS
Kết quả: Khách bước vào sảnh là có thể lên phòng ngay — không cần dừng ở quầy lễ tân.
2. PHƯƠNG THỨC 2 · TẠI SẢNH, KHÔNG CHẠM
Một mã QR · Một lượt quét · Hoàn tất thủ tục
Khách có thể quét mã QR được gửi trong email xác nhận hoặc hiển thị tại quầy/sảnh khách sạn.
Không cần tải app, không cần tài khoản. Khách chỉ cần mở camera trên điện thoại, nhập mã xác nhận và thực hiện các bước check-in ngay trên thiết bị cá nhân.
Quy trình:
- Quét mã QR từ email xác nhận hoặc màn hình tại sảnh
- Chọn ngôn ngữ, nhập số Confirmation ID
- Chụp CCCD/hộ chiếu — AI phân tích & tự điền form
- Ký Registration Card, hoàn tất check-in trên điện thoại
3. PHƯƠNG THỨC 3 · TỰ PHỤC VỤ TẠI SẢNH
Một kiosk · Hoạt động 24/7 · Không phụ thuộc giờ quầy lễ tân
Được đặt tại sảnh khách sạn, kiosk Nhân Trí CheckIn cho phép khách tự thực hiện toàn bộ quy trình check-in mà không cần chờ nhân viên lễ tân.
Khách chỉ cần chọn ngôn ngữ, nhập thông tin đặt phòng, đưa CCCD/hộ chiếu trước camera để AI quét và xác thực, sau đó ký Registration Card ngay trên màn hình cảm ứng.
Quy trình:
- Chạm màn hình, chọn ngôn ngữ hiển thị (hỗ trợ đa ngôn ngữ)
- Nhập mã đặt phòng hoặc số điện thoại đã đặt
- Đặt CCCD/hộ chiếu trước camera — AI quét & xác thực
- Ký Registration Card ngay trên kiosk, nhận số phòng
4. PHƯƠNG THỨC 4 · CÓ NHÂN VIÊN LỄ TÂN HỖ TRỢ TẠI QUẦY
Vẫn giữ sự chào đón · Giảm bớt thao tác thủ công
Không phải khách nào cũng muốn tự check-in. Với những khách cần sự hỗ trợ trực tiếp, lễ tân vẫn có thể thực hiện quy trình như bình thường — nhưng với ít thao tác thủ công hơn.
Lễ tân tra cứu đặt phòng trên dashboard Nhân Trí CheckIn, chụp hoặc scan giấy tờ để AI tự động điền thông tin khách. Nhân viên chỉ cần kiểm tra, xác nhận thông tin phòng và chính sách, sau đó mời khách ký Registration Card điện tử trên tablet.
Quy trình:
- Tra cứu đặt phòng theo tên, mã đặt phòng hoặc số điện thoại
- Chụp/scan CCCD/hộ chiếu — AI tự điền hồ sơ khách
- Nhân viên kiểm tra, xác nhận thông tin phòng & chính sách
- Mời khách ký Registration Card điện tử trên tablet
III. THAO TÁC CHECK-IN THỰC TẾ TRÊN AVO GOCHECK
Từ phía khách hàng đến đội ngũ lễ tân, Nhân Trí CheckIn kết nối toàn bộ quy trình check-in trên một hệ thống thống nhất.
Khách hàng
Khách có thể mở mã QR tại sảnh hoặc chạm vào kiosk, nhập mã đặt phòng và hệ thống nhanh chóng tìm thấy thông tin đặt phòng.
Sau đó, khách chuyển sang bước xác nhận thông tin lưu trú, thực hiện quét CCCD/hộ chiếu bằng AI và hoàn tất Registration Card điện tử — không cần xếp hàng chờ lễ tân.
Lễ tân
Lễ tân đăng nhập vào dashboard Nhân Trí CheckIn, hỗ trợ đa ngôn ngữ, và tra cứu đặt phòng theo tên hoặc mã đặt phòng.
Sau khi mở hồ sơ khách, nhân viên có thể chụp giấy tờ để AI tự động điền thông tin thay vì phải nhập thủ công từng trường dữ liệu.
Nhân viên chỉ cần kiểm tra, xác nhận và hoàn tất thủ tục với khách.
Từ thao tác của khách đến thao tác của lễ tân, mọi dữ liệu đều được cập nhật trên cùng một hệ thống.
IV. VÌ SAO CHỌN NHÂN TRÍ CHECKIN?
Một hệ thống AI · Đồng bộ trên mọi điểm chạm với khách
Nhân Trí CheckIn không chỉ số hóa một bước trong quy trình check-in. Hệ thống kết nối nhiều phương thức check-in trên cùng một nền tảng, giúp khách sạn giảm thao tác thủ công và duy trì dữ liệu khách nhất quán.
01 · AI OCR đa giấy tờ
Đọc CCCD, hộ chiếu, driver license từ nhiều quốc gia và tự động điền thông tin vào form khách trong vài giây.
02 · Registration Card điện tử
Khách ký Registration Card điện tử thay cho quy trình in giấy và ký tay. Hồ sơ được lưu trữ điện tử, thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý.
03 · Một dữ liệu · Bốn phương thức
Online · QR · Kiosk · Front Desk cùng đọc và ghi trên một hệ dữ liệu khách duy nhất, hạn chế việc nhập lại hoặc tạo dữ liệu trùng lặp.
04 · Bảo mật dữ liệu định danh
Thông tin CCCD/hộ chiếu được bảo vệ thông qua mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập, hỗ trợ khách sạn quản lý thông tin định danh theo quy định lưu trú.
05 · Tích hợp PMS sẵn có
Đồng bộ hai chiều với hệ thống quản lý khách sạn hiện tại, giúp khách sạn triển khai Nhân Trí CheckIn mà không phải thay đổi toàn bộ quy trình vận hành.
06 · Đa ngôn ngữ
CHECK-IN NHANH HƠN · VẬN HÀNH NHẸ HƠN
Nhân Trí CheckIn giúp khách sạn rút gọn những thao tác thủ công trong quy trình check-in, đồng thời mang đến cho khách nhiều lựa chọn hơn để hoàn tất thủ tục theo cách thuận tiện nhất.
70% Thời gian check-in được rút ngắn
AI tự động đọc và điền thông tin từ CCCD/hộ chiếu, giúp giảm thời gian nhập liệu và xử lý hồ sơ thủ công.
GIẢM TẢI CHO LỄ TÂN
Phân bổ khách qua nhiều điểm check-in
Online, QR và kiosk giúp khách chủ động hoàn tất thủ tục, giảm lượng khách tập trung tại quầy vào giờ cao điểm.
SỐ HÓA TOÀN BỘ HỒ SƠ
Không in giấy · Không lưu trữ thủ công
Registration Card được ký điện tử và lưu trữ trên hệ thống, giúp giảm giấy tờ và thuận tiện hơn khi tra cứu thông tin khách.
SẴN SÀNG 24/7
Phục vụ khách ngay cả ngoài giờ quầy
Check-in online và kiosk cho phép khách chủ động thực hiện thủ tục khi đến sớm hoặc đến muộn, không phụ thuộc hoàn toàn vào giờ hoạt động của quầy lễ tân.
MỘT QUY TRÌNH · NHIỀU LỰA CHỌN · MỘT TRẢI NGHIỆM NHẤT QUÁN
Online · QR · Kiosk · Front Desk
Tất cả được kết nối trên Nhân Trí CheckIn— cùng một hệ thống, cùng một dữ liệu khách, cùng một quy trình check-in.
NHAN TRI SOFTWARE CO., LTD
Driving innovation in business operation and growth, while making a positive difference in the world
HP:+84 98 944 4565 Mr Nhân (Andy)
Office: 161/152 To Ngoc Van Street, Ward Thanh Xuan, 12 District, HCMC,VN
Tax Code: 0318312924
Website: nhantrisolution.com
