02 — HOẠCH ĐỊNH & TỐI ƯU CÔNG SUẤT PHÒNG

Room Plan · Room Map · Room Availability · Management Block

Trước khi khách bước vào sảnh, đội vận hành cần nhìn thấy toàn bộ bức tranh buồng phòng — phòng nào trống, phòng nào sắp có khách, phòng nào cần khoá để bảo trì hoặc sự kiện.

• • Room Plan trực quan hoá trạng thái từng phòng theo thời gian thực trên lưới ngày, giúp lễ tân sắp xếp khách đến — đi mà không cần hỏi qua điện thoại.
  • Room Map thể hiện sơ đồ vị trí các phòng theo tầng, hỗ trợ xử lý nhanh khi cần đổi phòng hoặc gộp đoàn.
  • Room Availability tổng hợp tồn phòng theo từng hạng phòng và từng ngày, phục vụ trực tiếp cho việc chốt giá và yield management.
  • Management Block cho phép khoá một cụm phòng riêng cho sự kiện hoặc bảo trì mà không ảnh hưởng phần còn lại.

Kết quả: Kinh doanh và Lễ tân luôn nhìn cùng một bức tranh công suất — không còn bán chồng phòng

03 — CHECK-IN & HỒ SƠ KHÁCH HÀNG

Check-in Online · Group Check-in · Guest Profile

Thủ tục nhận phòng là ấn tượng đầu tiên khách hàng nhớ về khách sạn. AVO rút ngắn thời gian chờ bằng cách để khách tự hoàn tất phần lớn thủ tục trước khi đến.

• Check-in Online cho khách tra cứu booking, tải CCCD/Passport, ký xác nhận điều khoản và nhận mã QR nhận phòng ngay trên điện thoại.
• Group Check-in cho phép trưởng đoàn thao tác đồng loạt cho cả đoàn, thay vì xếp hàng từng người tại quầy.
• Guest Profile lưu lịch sử lưu trú, giấy tờ tuỳ thân và thông tin liên hệ — nhận diện khách quen ngay khi họ quay lại.
• Dữ liệu khách và đại lý đặt phòng được liên kết chéo, giúp lễ tân cá nhân hoá dịch vụ mà không cần hỏi lại thông tin đã có

Kết quả: Giảm thời gian chờ tại quầy, nâng trải nghiệm nhận phòng lên chuẩn khách sạn cao cấp.

04 — VẬN HÀNH BUỒNG PHÒNG

Housekeeping · Maintenance · Amenities Management

Phía sau một căn phòng sẵn sàng đón khách là sự phối hợp chặt chẽ giữa buồng phòng, kỹ thuật và lễ tân — tất cả cần nhìn thấy cùng một trạng thái phòng, cùng một lúc.

• Housekeeping mã hoá trạng thái vệ sinh từng phòng bằng màu sắc (VD, OD, VC, VCI…), giúp nhân viên buồng phòng ưu tiên đúng phòng cần dọn trước.
• Khi phát sinh sự cố, Maintenance ghi nhận yêu cầu sửa chữa dạng thẻ công việc, gán đúng bộ phận kỹ thuật phụ trách và theo dõi đến khi hoàn tất.
• Amenities Management kiểm soát vật dụng, tiện nghi cấp phát cho từng phòng, tránh thất thoát và giữ tiêu chuẩn dịch vụ đồng nhất.
• Trạng thái phòng cập nhật theo thời gian thực, đồng bộ ngay về Room Plan — phòng vừa dọn xong đã sẵn sàng bán lại.

Kết quả: Rút ngắn thời gian chuẩn bị phòng, giảm phòng “chết” do chờ xử lý thủ công.

05 — DỊCH VỤ TẠI CHỖ (F&B & PDA)

PDA Order · Nhà hàng & quầy bar

Doanh thu không chỉ đến từ tiền phòng. AVO đưa vận hành nhà hàng, quầy bar và dịch vụ tại chỗ vào cùng hệ thống — order từ thiết bị cầm tay đến thẳng bếp hoặc quầy pha chế.

• Nhân viên phục vụ dùng PDA để mở bàn, chọn khu vực (hồ bơi, quầy bar, phòng…) và ghi nhận order ngay tại chỗ, không cần phiếu giấy.
• Đơn hàng hiển thị theo trạng thái bàn — trống, đang phục vụ, chờ thanh toán — giúp quản lý ca theo dõi luồng khách theo thời gian thực.
• Chi phí phát sinh có thể ghi thẳng vào Folio phòng của khách đang lưu trú, không cần thanh toán rời.
• Dữ liệu doanh thu F&B hợp nhất với doanh thu phòng, phục vụ báo cáo tổng hợp cuối ngày.

Kết quả: Một luồng order duy nhất từ gọi món đến ghi sổ — không thất thoát, không đối chiếu tay.

06 — THANH TOÁN & THU NGÂN

Cashier Center · Thanh toán đa phương thức

Cashier Center là nơi mọi khoản phát sinh trong suốt kỳ lưu trú — tiền phòng, minibar, F&B, dịch vụ — được tổng hợp về một hoá đơn (Folio) duy nhất.

• Lễ tân tra cứu nhanh theo số phòng, tên khách hoặc mã đặt phòng, xem ngay trạng thái công nợ theo thời gian thực.
• Các thao tác Move Trans, Split Trans, Void Trans được xử lý minh bạch, có lưu vết người thao tác.
• Hỗ trợ thanh toán đa phương thức — tiền mặt, thẻ, city ledger — đối chiếu số dư về 0 trước khi cho phép check-out.
• Toàn bộ giao dịch đồng bộ trực tiếp vào Night Audit, không cần nhập lại số liệu cuối ngày.

Kết quả: Kiểm soát công nợ chặt chẽ theo thời gian thực, rút ngắn thời gian trả phòng.

07 — NIGHT AUDIT: CHỐT VẬN HÀNH TRONG NGÀY

4 Bước chốt ngày

Trước khi bước sang ngày kinh doanh mới, Night Audit đảm bảo không nghiệp vụ nào bị bỏ sót — đây là bước kiểm soát tài chính quan trọng nhất trong ngày.

• Bước 1 — Check Pending Check-Outs: rà soát các phòng đến hạn trả nhưng chưa hoàn tất thủ tục, đối chiếu số dư trước khi chuyển bước.
• Bước 2 — Check Pending Check-Ins: xử lý các booking chưa đến trong ngày thành No-Show hoặc dời ngày đến, tránh giữ phòng ảo.
• Bước 3 — Post Room Charge: hệ thống tự động ghi nhận doanh thu tiền phòng của toàn bộ khách in-house vào đúng Folio.
• Bước 4 — Close Business Day: chốt sổ, chuyển hệ thống sang ngày kinh doanh kế tiếp với dữ liệu đã được đối soát đầy đủ.

Kết quả: Không nghiệp vụ tồn đọng, số liệu doanh thu chính xác ngay từ sáng hôm sau.

08 — BÁO CÁO & RA QUYẾT ĐỊNH

Dashboard · Hotel Status · Report

Toàn bộ dữ liệu từ 7 giai đoạn trước — đặt phòng, buồng phòng, F&B, thu ngân — hội tụ về một bức tranh duy nhất để chủ khách sạn ra quyết định đúng lúc.

• Dashboard tổng hợp công suất phòng, doanh thu theo loại hình và theo phương thức thanh toán bằng biểu đồ trực quan, lọc theo bất kỳ khoảng thời gian nào.
• Hotel Status cho biết ngay số phòng khả dụng, phòng bảo trì, khách dự kiến đến/đi trong ngày — không cần hỏi qua từng bộ phận.
• Report và Custom Report cho phép trích xuất báo cáo chuyên sâu theo nhu cầu quản lý — doanh thu, công suất, nguồn khách.
• Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, phản ánh đúng những gì đang diễn ra tại sảnh, buồng phòng và nhà hàng ngay lúc này.

Kết quả: Ra quyết định dựa trên số liệu thật, không phải ước tính cuối tuần.

09 — QUẢN TRỊ & CẤU HÌNH HỆ THỐNG

Setting · Worksheet

Mỗi khách sạn vận hành theo cách riêng. AVO cho phép cấu hình toàn bộ quy tắc vận hành mà không cần đội kỹ thuật can thiệp mỗi lần thay đổi.

• Setting quản lý cấu hình hạng phòng, mã giá, chính sách và phân quyền người dùng theo từng bộ phận.
• Worksheet tổng hợp đầu việc, checklist vận hành theo ca, đảm bảo bàn giao ca không thất lạc thông tin.
• Phân quyền chi tiết theo vai trò giúp mỗi nhân viên chỉ thấy đúng phần việc của mình, hạn chế rủi ro thao tác nhầm.
• Toàn bộ thay đổi cấu hình được ghi log, hỗ trợ truy vết khi cần đối soát.

Kết quả: Hệ thống thích nghi theo cách khách sạn vận hành — không phải ngược lại.

KẾT QUẢ KHI 9 GIAI ĐOẠN CHẠY TRÊN CÙNG MỘT HỆ THỐNG

1. Một nguồn dữ liệu duy nhất — Không còn nhập liệu hai lần giữa Lễ tân, Buồng phòng, Thu ngân và Kế toán.
2. Vận hành thời gian thực — Trạng thái phòng, hoá đơn và công suất cập nhật tức thì trên mọi thiết bị.
3. Ít sai sót, ít thất thoát — Mỗi bước bàn giao đều có dữ liệu đối chiếu, giảm rủi ro thao tác thủ công.
4. Ra quyết định nhanh hơn — Chủ khách sạn nhìn thấy toàn bộ vận hành, từ đặt phòng đến doanh thu, trong một giao diện.

XEM QUY TRÌNH NÀY VẬN HÀNH TRÊN CHÍNH KHÁCH SẠN CỦA BẠN

Đội ngũ AVO sẽ đi cùng bạn qua từng giai đoạn — từ đặt phòng đến báo cáo cuối ngày — trên dữ liệu thực tế của khách sạn bạn đang vận hành.