AI Checkin Online

1. Checkin Online & Kiosk Check-in Là Gì?

Hệ thống Checkin Online & Kiosk Check-in là giải pháp số hóa toàn bộ quy trình làm thủ tục nhận phòng (Check-in) và trả phòng (Check-out) dành cho Hotel/Resort. Hệ thống hoạt động linh hoạt trên hai nền tảng song song:

• • Cổng Checkin Online (Mobile Web & Portal Link): Khách hàng nhận được link/QR Code qua Email nhắc tự động trước ngày đến (Scheduled Reminder Email) hoặc nhúng trực tiếp trên Website khách sạn (Embed Widget), cho phép chủ động làm thủ tục ngay tại nhà hoặc trên đường di chuyển.
  • Kiosk Check-in Tự Phục Vụ Tại Sảnh: Thiết bị Kiosk cảm ứng chuyên dụng đặt tại khu vực Lễ tân với giao diện trực quan, hỗ trợ đa ngôn ngữ (Việt, Anh, Trung, Hàn, Nhật…) giúp khách hoàn thành thủ tục trong vài bước chạm.

2. Các Tính Năng Cốt Lõi Tạo Nên Trải Nghiệm “Check-in 60 Giây”

Hệ thống Checkin Online sở hữu chuỗi tính năng thông minh được tối ưu hóa theo quy trình vận hành thực tế tại khách sạn:

• ⚡ Tra Cứu Thông Tin Đặt Phòng Siêu Tốc (Find Booking)
  • Khách hàng dễ dàng tìm kiếm lượt đặt phòng của mình bằng mã xác nhận (Confirm ID / External ID), Số điện thoại hoặc Mã đặt phòng.
  • Hệ thống hiển thị ngay lập tức thẻ xác nhận (Reservation Confirmed) với đầy đủ thông tin: Ngày nhận/trả phòng (Arrival/Departure), loại phòng, số lượng khách và số đêm lưu trú.
• 🤖 Quét Giấy Tờ Tùy Thân Bằng Công Nghệ AI OCR (AI Auto-Fill)
  • Quét tự động siêu chính xác: Tích hợp công nghệ nhận diện hình ảnh AI (AI Mode), khách chỉ cần chụp hoặc tải ảnh CCCD/Hộ chiếu^[3][4]. Hệ thống tự động trích xuất chính xác 100% các trường dữ liệu: Họ tên, Số ID, Giới tính, Quốc tịch, Ngày sinh, Ngày hết hạn, Địa chỉ thường trú, Ngày nhập cảnh… và tự động điền (Auto-fill) vào hồ sơ lưu trú.
  • Liên kết hồ sơ & Cảnh báo trùng lặp: Tự động đối chiếu dữ liệu để liên kết với hồ sơ khách cũ (Link Profile) hoặc phát hiện các trường hợp dùng chung giấy tờ, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho dữ liệu lưu trú.
• 📝 Phiếu Đăng Ký Điện Tử & Chữ Ký Số (Review & Digital Signature)
  • Phiếu đăng ký song ngữ (Registration Form): Hiển thị minh bạch toàn bộ thông tin lưu trú, giá phòng, cùng các điều khoản chính sách quy định của khách sạn bằng đa ngôn ngữ.
  • Ký tên trên màn hình cảm ứng (Digital Signature): Khách hàng vẽ chữ ký điện tử trực tiếp trên màn hình điện thoại hoặc Kiosk. Sau khi xác nhận (Confirm Check-in), hệ thống tự động xuất file PDF Registration Card đã ký và gửi trực tiếp về Email của khách.

• 👥 Làm Thủ Tục Cho Khách Đoàn & Nhóm Nhiều Phòng (Travelling Together)
  • Hỗ trợ làm thủ tục check-in gộp cho các đoàn khách hoặc gia đình đặt nhiều phòng cùng lúc trong một mã.
  • Kéo – thả phân bổ phòng (Who’s in which room?): Cho phép sắp xếp khách vào từng phòng trực quan, quét giấy tờ cho hàng loạt thành viên và chỉ định người liên hệ chính (Booker) một cách dễ dàng.
• 🛍️ Gợi Ý Dịch Vụ Bổ Sung & Upselling Tự Động (Quick Actions & Add-ons)
  • Ngay sau khi hoàn tất check-in, màn hình hiển thị mục “Anything else for your stay?” gợi ý khách đăng ký thêm các dịch vụ có phụ phí như: Thêm suất ăn sáng (Breakfast upselling), Đưa đón sân bay, Đặt lịch Spa, hoặc các yêu cầu đặc biệt… giúp gia tăng doanh thu F&B và dịch vụ phụ trợ
  • Hệ thống cung cấp mã QR Folio Code để khách xuất trình nhận phòng siêu tốc tại quầy.

3. Giá Trị Vượt Trội Dành Cho Du Khách

• • Xóa bỏ hoàn toàn thời gian chờ đợi: Không còn cảnh xếp hàng tại sảnh lễ tân vào các khung giờ cao điểm Check-in.
  • Chủ động & Mật thiết: Khách hàng chủ động kiểm tra thông tin, tải giấy tờ và ký xác nhận theo tốc độ riêng của mình^.
  • Bảo mật thông tin cá nhân: Dữ liệu giấy tờ tùy thân và chữ ký số được mã hóa an toàn theo tiêu chuẩn bảo mật cao nhất, không lo rò rỉ bản sao in ấn^.

4. Lợi Ích Chiến Lược Dành Cho Quản Lý Hotel & Resort

Đối với Ban quản lý và Bộ phận vận hành Khách sạn, Checkin Online không chỉ là một tiện ích cho khách mà là trung tâm điều hành thông minh:

• • Dashboard Quản Lý Trực Quan: Cung cấp bức tranh toàn cảnh theo thời gian thực về lượng khách Check-in Online, Arriving Today, In House, Due Out, C/O Today, Cancel/No-Show… giúp Lễ tân chủ động chuẩn bị phòng.
  • Tự Động Hóa Workflow & Giảm Tải 80% Áp Lực Lễ Tân: Nhân viên không cần gõ tay từng dòng thông tin CCCD/Hộ chiếu hay in giấy tờ thủ công, giảm thiểu tối đa sai sót dữ liệu và cắt giảm chi phí văn phòng phẩm^.
  • Thúc Đẩy Doanh Thu Upselling Nhẹ Nhàng: Tính năng bán thêm dịch vụ tự động trên cổng Check-in Online đạt tỷ lệ chuyển đổi cao hơn so với việc nhân viên lễ tân tư vấn trực tiếp tại quầy^.
  • Gửi Email Nhắc Nhở Tự Động (Scheduled Automation): Cấu hình linh hoạt lịch gửi email nhắc khách làm thủ tục trước ngày đến (1–3 ngày), đính kèm liên kết truy cập cá nhân hóa.

Tái Định Hình Điểm Chạm Đầu Tiên Tại Khách Sạn Của Bạn

Một quy trình Check-in hiện đại, nhanh chóng và tinh tế chính là lời chào ấn tượng nhất mà Khách sạn/Resort gửi đến du khách. Hãy nâng cấp trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa năng suất vận hành ngay hôm nay với giải pháp Checkin Online & Kiosk Check-in.